В 2026 году ключ ЭЦП для ЭСФ в 1С заменяют в карточке пользователя ИС ЭСФ: откройте Администрирование → Общие настройки → Электронные счета-фактуры → Настройка электронных счетов-фактур → Пользователи ИС ЭСФ, выберите пользователя, нажмите «Выбрать сертификат для входа в ИС ЭСФ» и укажите новый сертификат. Представленная норма НК РК не регулирует настройку сертификатов в 1С, поэтому ссылка на статью НК к этому техническому порядку не приводится. Если после замены сертификата 1С не отправляет счета-фактуры, проверьте соответствие ИИН пользователя данным сертификата и его полномочиям в ИС ЭСФ.
Когда нужно менять ключ ЭЦП в 1С
Ключ ЭЦП в настройках ЭСФ приходится обновлять в нескольких случаях:
- закончился срок действия сертификата и получены новые ключи;
- ключи перевыпустили, например после утраты носителя или смены пароля;
- сменился ответственный сотрудник: документы будет подписывать новый главный бухгалтер, руководитель или другой уполномоченный работник;
- ключи перенесли на другой компьютер или носитель и путь к файлу изменился.
В настройках 1С сертификат выбирают для определённого пользователя ИС ЭСФ. Поэтому порядок действий зависит от того, продолжает ли документы подписывать прежний сотрудник с новым сертификатом или полномочия переданы другому сотруднику.
Пошаговая замена ключа для действующего пользователя
Если ЭСФ подписывает тот же сотрудник и у него появился новый ключ, выполните следующие действия:
- Сохраните новые файлы ключей в доступной постоянной папке. Это позволит избежать повторной настройки из-за изменения пути к файлам.
- В 1С откройте Администрирование → Общие настройки.
- Перейдите в раздел «Электронные счета-фактуры» и откройте «Настройка электронных счетов-фактур».
- Откройте список «Пользователи ИС ЭСФ» и выберите нужного сотрудника.
- Нажмите «Выбрать сертификат для входа в ИС ЭСФ» и укажите новый файл сертификата.
- Сохраните настройки и проверьте вход в ИС ЭСФ и отправку документа.
При обращении к ключу программа может запросить пароль. Порядок запроса и возможность сохранения пароля зависят от используемого сертификата, настроек и установленного релиза конфигурации. Для «Бухгалтерии для Казахстана» актуальна линейка релизов 3.0.74.x, для «Зарплаты и управления персоналом для Казахстана» — 3.1.37.x.
Если ключ получил новый сотрудник
Дополнительная настройка нужна, когда меняется не только ключ, но и его владелец. Например, в 1С создан новый пользователь для главного бухгалтера с его собственной ЭЦП. Если при отправке ЭСФ программа сообщает, что ИИН не соответствует сертификату ЭЦП, сопоставьте ИИН в карточке пользователя с данными владельца выбранного сертификата и проверьте полномочия сотрудника в ИС ЭСФ.
В этом случае действуйте так:
- Проверьте вход в ИС ЭСФ. Убедитесь, что новый сотрудник может пройти аутентификацию со своим ключом.
- Проверьте полномочия в организации. В ИС ЭСФ проверьте, добавлен ли сотрудник к нужной организации и предоставлены ли ему необходимые полномочия.
- Проверьте пользователя в 1С. В списке «Пользователи ИС ЭСФ» откройте существующую или создайте новую запись сотрудника и сопоставьте указанный ИИН с сертификатом.
- Привяжите сертификат к нужному пользователю. Через команду «Выбрать сертификат для входа в ИС ЭСФ» укажите сертификат именно этого сотрудника.
Распространённая причина ошибки — сочетание карточки нового пользователя со старым сертификатом либо карточки прежнего пользователя с сертификатом нового сотрудника. Данные пользователя, владельца сертификата и предоставленных в ИС ЭСФ полномочий должны соответствовать друг другу.
Что проверить, если ЭСФ всё равно не уходит
Если сертификат заменён, а документ не отправляется, последовательно проверьте:
- Тот ли файл выбран. В комплекте ЭЦП может быть несколько файлов. Выберите сертификат, предназначенный для соответствующей операции в ИС ЭСФ.
- Действует ли сертификат. Проверьте срок действия и статус сертификата.
- Правильный ли пароль. У нового ключа пароль может отличаться от пароля прежнего ключа.
- Доступен ли путь к ключу. Если ключ хранится на съёмном носителе или в сетевой папке, убедитесь, что носитель подключён, а файл доступен пользователю 1С.
- Актуален ли релиз 1С. Для «Бухгалтерии для Казахстана» используйте актуальный релиз линейки 3.0.74.x, а для «Зарплаты и управления персоналом для Казахстана» — 3.1.37.x.
- Какой пользователь выбран при отправке. Если в базе зарегистрировано несколько пользователей ИС ЭСФ, сопоставьте выбранного пользователя с владельцем сертификата.
Если последовательная проверка не выявила причину, зафиксируйте текст ошибки, название и релиз конфигурации, этап возникновения сбоя и данные выбранного пользователя без передачи пароля или закрытого ключа. Эти сведения помогут специалисту по сопровождению проверить настройку.
Как подготовиться к следующей замене ключа
Чтобы замена ЭЦП не задержала работу с электронными счетами-фактурами, заранее:
- контролируйте сроки действия сертификатов сотрудников, которые подписывают ЭСФ, и своевременно оформляйте новые ключи;
- храните файлы ключей в определённом доступном месте и учитывайте, что после их переноса путь в настройках может потребоваться выбрать заново;
- при смене главного бухгалтера сначала оформите его полномочия в ИС ЭСФ, затем создайте или обновите соответствующего пользователя в 1С;
- после замены сертификата проверьте вход в ИС ЭСФ и отправку документа до наступления рабочего срока его оформления.
Замена сертификата в 1С является технической настройкой доступа к ИС ЭСФ. Представленный текст НК РК касается возврата суммы превышения налога отдельным категориям налогоплательщиков и не устанавливает порядок замены ЭЦП, сроки действия сертификатов или действия пользователя в 1С.
Вопросы и ответы
Где в 1С поменять сертификат ЭЦП для ЭСФ? — Откройте Администрирование → Общие настройки → Электронные счета-фактуры → Настройка электронных счетов-фактур → Пользователи ИС ЭСФ. Выберите пользователя, нажмите «Выбрать сертификат для входа в ИС ЭСФ» и укажите новый сертификат.
Почему после замены ключа 1С пишет «ИИН не соответствует сертификату ЭЦП»? — Такое сообщение указывает на несоответствие данных выбранного пользователя сведениям в сертификате. Сопоставьте ИИН, выберите сертификат нужного сотрудника и проверьте его полномочия в ИС ЭСФ.
Можно ли сохранить пароль ЭЦП и не вводить его повторно? — Порядок запроса и сохранения пароля зависит от сертификата, настроек и релиза конфигурации. Не сохраняйте пароль средствами, которые не предусмотрены используемой системой защиты ключей.
Нужно ли менять пользователя ИС ЭСФ, если новый ключ получил тот же сотрудник? — Если владелец и его полномочия не изменились, выберите новый сертификат в существующей карточке пользователя. При ошибке сопоставьте ИИН и проверьте доступ сотрудника в ИС ЭСФ.
Что делать, если пришёл новый главный бухгалтер? — Оформите для него необходимые полномочия в ИС ЭСФ, затем создайте или обновите его запись в списке пользователей ИС ЭСФ в 1С и выберите принадлежащий ему сертификат.