Мәселе неден байқалады
Белгілері әртүрлі болуы мүмкін:
- жұмыс жылы өрісінде қызметкердің жұмысқа қабылданған күнімен сәйкес келмейтін күндер көрсетіледі;
- кезең «айдың ортасынан» немесе тіпті болашақ күннен басталады;
- қайталап демалыс рәсімдеген кезде кезең жылжымай, алдыңғы кезеңмен қабаттасады;
- жаңа қызметкердің кезеңі жұмысқа қабылданған күннен емес, одан ерте немесе кеш күннен басталады.
Жұмыс кезеңінің дұрыс көрсетілмеуі — жай ғана сыртқы ақау емес. Оған демалыс күндері саны мен пайдаланылмаған демалыс қалдықтарын дұрыс есептеу, демек, демалыс ақысы мен жұмыстан босату кезіндегі өтемақы сомалары да байланысты. Сондықтан құжатты өткізгенге және төлем жасағанға дейін себебін анықтау қажет.
Кезең неге қате анықталады
Бағдарлама жұмыс жылын өздігінен есептемейді — ол бірнеше дереккөзге сүйенеді. Қате әрдайым дерлік солардың бірінде болады.
1. Қызметкердің жұмысқа қабылданған күні дұрыс көрсетілмеген. Жыл сайынғы демалыс үшін жұмыс жылы жұмысқа қабылданған күннен бастап есептеледі. Егер «Жұмысқа қабылдау» құжатында немесе кадрлық тарихта күн қате терілсе не қабылдау өткен/болашақ күнмен рәсімделсе, демалыс кезеңі дәл сол шамаға ығысады.
2. Қайталанатын немесе бір-біріне қайшы кадрлық құжаттар. Қызметкер бойынша артық қабылдау, талаптары өзгертілген ауыстыру немесе қате өткізілген кадрлық құжат болса, бағдарлама еңбек өтілінің бастапқы нүктесі ретінде «қате» күнді алуы мүмкін.
3. Бұрын енгізілген демалыстар және олардың кезеңдері. Бағдарлама жаңа жұмыс кезеңін «алдыңғы кезеңнен» бастап анықтайды. Егер ескі «Демалыс» құжаттарында жұмыс жылы қате көрсетілсе немесе демалыстар ретімен енгізілмесе, қате әрі қарай тізбек бойынша жалғасады.
4. Өтіл түрлері мен есепке алынбайтын кезеңдердің бапталуы. Белгіленген шектен асатын жалақы сақталмайтын демалыстар, жұмыстан қалу және демалыс өтіліне кірмейтін өзге кезеңдер жұмыс жылының шекараларын жылжытады. Егер мұндай кезеңдер қате есепке алынса немесе, керісінше, есепке алынбаса, кезең шекарасы «ығысады».
5. Деректерді көшіру кезіндегі бастапқы қалдықтар. Басқа бағдарламадан ауысқанда немесе есеп жұмысқа қабылданған күннен басталмаған жағдайда демалыстардың бастапқы қалдықтары мен жұмыс кезеңдерін дұрыс енгізу маңызды. Бос немесе қате қалдықтар — бұрыннан жұмыс істейтін қызметкерлер кезеңінің дұрыс болмауының жиі кездесетін себебі.
6. Кезең өрісін қолмен өзгерту. Кейде алдыңғы құжаттарда кезең қолмен өзгертілгендіктен, автоматты түрде толтыру логикаға сәйкес келмей қалады.
Бұл кімдерге қатысты
- Жалақы есептейтін бухгалтерлер мен кадр мамандарына — «Демалыс» құжаттарын дәл солар енгізеді және демалыс ақысының дұрыс есептелуіне жауап береді.
- Демалыс есептелетін қызметкерлерге: қате кезең кем төлеуге немесе артық төлеуге әкелуі мүмкін.
- Басқа жүйеден 1С-ке жақында ауысқан немесе есепті қызметкерлердің жұмысқа қабылданған күнінен бастамаған ұйымдарға — бастапқы қалдықтарға байланысты оларда тәуекел жоғары.
- Демалыс өтілін есептеу күрделірек болатын ауыстырулар, жалақы сақталмайтын демалыстар және қоса атқарушылар жиі кездесетін компанияларға.
Не істеу керек — қадамдық нұсқаулық
1-қадам. Қызметкердің карточкасы мен жұмысқа қабылданған күнін тексеріңіз. Жеке тұлғаның/қызметкердің карточкасын және жұмысқа қабылдау бөлімін ашыңыз. Қабылданған күннің дұрыс екенін және қате өзгертілмегенін тексеріңіз. Алғашқы жұмыс жылы дәл осы күннен басталады.
2-қадам. Бүкіл кадрлық тарихты қарап шығыңыз. Қайталанатын қабылдаулардың, артық ауыстырулардың немесе қате өткізілген құжаттардың бар-жоғын тексеріңіз. Алдымен жауапты тұлғамен келісе отырып, қате жазбаларды жойыңыз немесе түзетіңіз.
3-қадам. Бұрын енгізілген демалыстарды талдаңыз. Алдыңғы «Демалыс» құжаттарын ашып, олардағы жұмыс жылының дұрыс көрсетілгенін және кезеңдердің қабаттаспағанын салыстырып тексеріңіз. Қатені ең ерте құжаттан бастап түзеткен ыңғайлы — сонда кейінгі құжаттар қисынды түрде қайта есептеледі.
4-қадам. Демалыс қалдықтарын тексеріңіз. Демалыс қалдықтары туралы есепті қалыптастырыңыз (кадрлық немесе жалақы есептері бөлімінде). Қалдықтардың қай жұмыс жылдары бойынша есепте тұрғанын және олардың шекаралары жұмысқа қабылданған күн мен өтілге сәйкес келетінін салыстырыңыз. Егер есеп жұмысқа қабылданған күннен басталмаса, демалыстардың бастапқы қалдықтарын енгізу құжатын тексеріңіз.
5-қадам. Есепке алынбайтын кезеңдерді тексеріңіз. Егер қызметкерде ұзақ мерзімді жалақы сақталмайтын демалыстар немесе демалыс өтіліне кірмейтін өзге кезеңдер болса, олардың дұрыс көрсетілгеніне көз жеткізіңіз. Қажет болса, уақыт түрлерінің бапталуын және олардың өтілге әсерін нақтылаңыз.
6-қадам. «Демалыс» құжатының өзінде кезеңнің толық жазбасын ашыңыз. Жаңа құжатта жұмыс жылының (демалыс берілетін кезеңнің) өрісіне өтіңіз. Егер бастапқы дереккөздер түзетілгенімен, кезең әлі де қате болса, оны қолмен мұқият түзетіп, өзгерту негіздемесін міндетті түрде тіркеңіз.
7-қадам. Нәтижені қайта тексеріңіз. Түзетулерден кейін есептеуді қайта қалыптастырып, күндер саны мен демалыс ақысының сомасын салыстырыңыз, қажет болса, бұрын төленген демалыстарды қайта есептеңіз.
> Кеңес: жаппай түзетулер енгізер алдында ақпараттық базаның мұрағаттық көшірмесін жасаңыз. Кадрлық тарих пен қалдықтарға енгізілген түзетулер есептеулерге әсер етеді және жабылған кезеңдерді өзгертуі мүмкін.
Қайталануына қалай жол бермеуге болады
- Қабылдауларды, ауыстыруларды және демалыстарды әрқашан хронологиялық ретпен енгізіңіз.
- Есепті жұмысқа қабылданған күннен бастамаған кезде демалыстардың бастапқы қалдықтарын міндетті түрде енгізіп, жұмыс кезеңдерін тексеріңіз.
- Демалыс қалдықтары туралы есепті жүйелі түрде қалыптастырып, оны жұмысқа қабылданған күндермен салыстырыңыз.
- Жұмыс жылының өрісін дәлелді себепсіз қолмен өзгертпеңіз — алдымен бастапқы деректердегі қатені іздеңіз.
- Бағдарлама мен оның нормативтік бөлігін өзекті нұсқада ұстаңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
1. Бағдарлама демалыс үшін жұмыс жылының шекараларын қайдан алады?
Есептеудің бастапқы нүктесі әрқашан кадрлық құжаттардағы жұмысқа қабылданған күн болып табылады. Бағдарлама толық жұмыс жылдарын ретімен есептеп, жинақталған және пайдаланылған демалыс өтілін талдайды, сондай-ақ кезеңнің аяқталуын өтілден шығарылатын күндерге (мысалы, жалақы сақталмайтын демалыстарға) жылжытады.
2. Құжаттағы кезең күндерін жай ғана қолмен өзгертуге бола ма?
Техникалық тұрғыдан бағ
дарлама бұған мүмкіндік береді, бірақ олай істеу мүлдем ұсынылмайды. Қолмен түзету тек ағымдағы құжаттағы белгіні жояды. Келесі демалыста немесе жұмыстан босату кезіндегі өтемақыны есептегенде автоматты толтыру қайтадан қате күндерді көрсетіп, демалыс қалдықтарының тіркелімдерін бұзады. Бастапқы дереккөзді: жұмысқа қабылданған күнді, кадрлық құжаттарды немесе бастапқы қалдықтарды түзету қажет.
3. Жаңа қызметкердің жұмыс жылы неге жұмысқа қабылданған күннен басталмайды?
Негізгі үш себеп бар:
«Жұмысқа қабылдау» құжатының күнінде қате кетуі немесе жазбаның өткен/болашақ күнмен енгізілуі;
қайталанатын немесе бір-біріне қайшы кадрлық оқиғалар (мысалы, артық өткізілмеген немесе күші жойылған құжат);
демалыстардың бастапқы қалдықтарын енгізу құжатының дұрыс толтырылмауы (деректерді көшіру кезінде өзекті).
4. Жалақы сақталмайтын демалыс жұмыс жылының шекараларына қалай әсер етеді?
ҚР еңбек заңнамасына сәйкес, жалақы сақталмайтын жұмыста болмау кезеңдері (белгіленген нормалардан асқан бөлігі) ақы төленетін еңбек демалысына құқық беретін өтілге кірмейді. Бағдарлама ағымдағы жұмыс жылының аяқталу күнін есепке алынбайтын күндер санына пропорционалды түрде автоматты түрде алға жылжытады.
5. Екінші демалысты рәсімдеген кезде кезең неге жылжымады немесе алдыңғы кезеңмен қабаттасты?
Бұл мына жағдайларда орын алады:
алдыңғы демалыс күндері тіркелімдер логикасына сәйкес келмейтіндей қолмен түзетіліп енгізілген;
құжаттар хронология бұзылып енгізілген;
бір жұмыс жылында норма бойынша тиесілі күндерден аз демалыс пайдаланылған және бағдарлама сол жабылмаған кезеңнің қалдығын есептен шығаруды жалғастырады (қызметкерде пайдаланылмаған күндер қалған болса, бұл — бағдарламаның қалыпты жұмысы).
6. Қызметкердің нақты қай жыл үшін қалдығы бар екенін қалай жылдам анықтауға болады?
«Демалыс қалдықтары» есебін (немесе жеке тұлға карточкасынан тікелей «Қызметкердің демалыстары туралы анықтаманы») қалыптастырыңыз. Есепте егжей-тегжейлі мәліметтер көрнекі түрде көрсетіледі: өтілді есептеу басталған күн, тиесілі күндер саны, әр жұмыс жылы бойынша нақты пайдаланылған күндер және есепке алынбайтын кезеңдер.
7. Базаны көшіру кезінде демалыс қалдықтары «ауытқып кетсе», не істеу керек?
Нақты қызметкер бойынша «Жалақы бойынша бастапқы берешек» / «Демалыстардың бастапқы қалдықтарын енгізу» құжатын ашып, мыналарды салыстырып тексеру қажет:
қалдықтар тіркелген межелік күнді;
өтілді есептеу басталған күнді;
алдыңғы жұмыс жылдары бойынша бөлінген пайдаланылмаған күндер санын.
8. Кадрлық тарих түзетілгеннен кейін бұрынғы демалыстарды қайта есептеу керек пе?
Егер жұмысқа қабылданған күнді немесе есепке алынбайтын кезеңдерді түзету тиесілі демалыс күндерінің санына әсер етсе не орташа жалақының есептік кезеңін жылжытса, кем төлеуді немесе артық төлеуді болдырмау үшін қайта есептеу міндетті.
Маңызды: Кадрлық тарихқа және бұрынғы жабылған кезеңдердің құжаттарына кез келген түзетуді ақпараттық базаның резервтік көшірмесін жасағаннан кейін ғана енгізіңіз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бағдарлама демалыстың жұмыс жылын қайдан алады? — Есептеу қызметкердің жұмысқа қабылданған күнінен басталып, бұрын берілген демалыстар мен демалыс өтіліне кірмейтін кезеңдер ескеріледі. Осы дереккөздердің кез келгеніндегі қате кезеңді жылжытады.
«Демалыс» құжатындағы кезеңді жай ғана қолмен түзетуге бола ма? — Болады, бірақ бұл себепті емес, салдарды ғана жояды. Егер мәселенің түпкі себебі жұмысқа қабылданған күнде немесе қалдықтарда болса, қате келесі құжатта қайталанады. Алдымен бастапқы деректерді түзетіңіз.
Жаңа қызметкердің кезеңі неге жұмысқа қабылданған күннен басталмайды? — Көбінесе бұл жұмысқа қабылданған күндегі қате, қайталанатын кадрлық құжат немесе деректерді көшіру кезінде бастапқы қалдықтардың дұрыс енгізілмеуінен болады.
Жалақы сақталмайтын демалыс кезеңге әсер ете ме? — Иә, демалыс өтіліне кірмейтін кезеңдер жұмыс жылының шекараларын жылжытады. Олардың дұрыс көрсетілгенін және бапталғанын тексеріңіз.
Түзетуден кейін төленіп қойған демалыстарды қайта есептеу керек пе? — Егер күндер санына әсер ететін кезең күндері немесе қалдықтар өзгерсе, кем төлеуді немесе артық төлеуді жою үшін қайта есептеу қажет. Түзетулер енгізер алдында базаның резервтік көшірмесін міндетті түрде жасаңыз.