С 13 октября 2026 года действуют обновленные правила выписки и новая форма электронной счет-фактуры. Изменения затронули реквизиты и нумерацию граф, оформление документов по финансовому лизингу, а также сроки выписки исправленного и восстановленного ЭСФ.
Что изменилось в ЭСФ
Бухгалтеру следует учитывать сразу несколько изменений. В новой форме скорректированы отдельные реквизиты и нумерация граф. Поэтому прежний шаблон документа или устаревшая версия учетной программы могут не соответствовать форме, действующей с 13 октября 2026 года.
Отдельно изменен порядок заполнения электронных счетов-фактур по операциям финансового лизинга. Организациям, которые оформляют такие операции, важно проверить не только внешний вид документа, но и правила переноса сведений из учетной системы в соответствующие поля ЭСФ.
Обновления также касаются сроков оформления исправленного и восстановленного ЭСФ. Конкретный срок следует определять по действующим правилам с учетом вида документа и обстоятельств его выписки. Использовать прежние настройки или привычный порядок без проверки рискованно: документ может быть сформирован некорректно либо не пройти отправку.
Почему ЭСФ может не отправляться
После изменения формы одна из вероятных причин отказа — несоответствие настроек учетной программы новым требованиям. Если ЭСФ не уходит, сначала проверьте, установлено ли актуальное обновление и правильно ли заполняются измененные реквизиты.
На практике встречаются и другие причины:
- система сообщает, что идентификационный номер и дата не уникальны, поскольку ЭСФ с такими данными уже зарегистрирован;
- отозванный ЭСФ еще не подтвержден получателем, и система продолжает учитывать ранее зарегистрированный документ;
- не заполнен код ТН ВЭД либо используется старый код НКТ вместо нового;
- документ остается в статусе «В очереди на отправку» из-за застрявших заданий в очереди обмена.
При сообщении о неуникальных реквизитах нужно проверить историю документа и статус ранее выписанного ЭСФ. В описанном практическом случае после изменения номера счет-фактура была успешно отправлена, однако перед таким действием важно убедиться, что новый номер соответствует фактической последовательности документов и не создает дубль.
Что проверить бухгалтеру
До отправки новых и исправления ранее подготовленных документов рекомендуется провести последовательную проверку:
- Убедиться, что учетная программа обновлена с учетом формы, действующей с 13 октября 2026 года.
- Сопоставить реквизиты и нумерацию граф с обновленной формой ЭСФ.
- Проверить особенности заполнения документа, если операция связана с финансовым лизингом.
- Уточнить применимый срок, если оформляется исправленный или восстановленный ЭСФ.
- Проверить обязательные товарные сведения, включая код ТН ВЭД, и при необходимости заменить старый код НКТ новым.
- При ошибке о неуникальности найти ранее зарегистрированный ЭСФ и проверить, был ли завершен его отзыв.
- Если документ долго остается в очереди, открыть очередь отправки, удалить из нее застрявшие ЭСФ и повторно отправить документы на сервер.
Перед повторной отправкой полезно сохранить текст ошибки и проверить статус документа в системе ЭСФ. Не следует многократно создавать одинаковые документы: это усложняет поиск причины и может привести к появлению нескольких версий одной операции.
Если после обновления программы ошибка сохраняется, сравните заполнение проблемного ЭСФ с документом, который успешно прошел отправку по новой форме. Особое внимание уделите измененным полям, кодам товаров, номеру, дате и состоянию очереди обмена.
Частые вопросы
С какой даты применяется обновленная форма ЭСФ? — Обновленная форма и правила выписки действуют с 13 октября 2026 года.
Почему система пишет, что номер и дата ЭСФ не уникальны? — Возможно, документ с такими реквизитами уже зарегистрирован либо отзыв предыдущего ЭСФ еще не подтвержден получателем. Проверьте историю и статус документа до изменения номера.
Что проверить при ошибке, связанной с товаром? — Убедитесь, что код ТН ВЭД заполнен, а старый код НКТ при необходимости заменен новым.
Что делать, если ЭСФ находится в статусе «В очереди на отправку»? — Проверьте очередь обмена, уберите застрявшие документы и выполните повторную отправку на сервер.
Нужно ли обновлять учетную программу? — Да, настройки и шаблоны следует проверить на соответствие новой форме. Устаревшая конфигурация может мешать корректному формированию и отправке ЭСФ.
Источники
Электронная счет-фактура: что изменится с 13 октября?