Когда нужен дополнительный ЭСФ на уменьшение
Дополнительный электронный счет-фактуру (ЭСФ) выписывают, когда сделка уже отражена в основном ЭСФ, а потом её условия меняются. Чаще всего сумма уменьшается в таких случаях:
- цена товара, работ или услуг снизилась после поставки, например по договору с привязкой к курсу валюты;
- покупатель получил скидку после отгрузки;
- товар полностью или частично вернули;
- количество в первичных документах уточнили в меньшую сторону.
Важно не путать дополнительный ЭСФ с исправленным. Исправленный ЭСФ нужен, когда в основном документе с самого начала была ошибка в реквизитах или данных. Дополнительный ЭСФ корректирует сумму или количество по уже правильно оформленной поставке. Если сумму указали неверно сразу, бухгалтеру нужно решить, что подходит лучше: дополнительный документ или отзыв и выписка заново. Это зависит от характера ошибки и от того, сколько времени прошло с даты выписки.
Что говорят Правила выписки ЭСФ
Порядок заполнения ЭСФ установлен Правилами выписки счета-фактуры в электронной форме в информационной системе электронных счетов-фактур. Вот нормы из Правил, которые важны для дополнительного ЭСФ на уменьшение:
- ЭСФ оформляют по форме из приложения 2 к Правилам (п. 19). Документ состоит из разделов: общий раздел, реквизиты поставщика и получателя, договор, данные по товарам, работам, услугам, дополнительные сведения и другие (п. 20).
- Регистрационный номер (строка 1) ИС ЭСФ присваивает сама, вручную его не заполняют и не редактируют.
- Номер учетной системы (строка 1.1) поставщик определяет сам, строку заполнять обязательно.
- Дата выписки (строка 2) проставляется автоматически: это текущий календарный день, когда документ регистрируют и отправляют.
- Дата выписки на бумажном носителе (строка 2.1) заполняется, если вы выписываете дополнительный ЭСФ к бумажному счету-фактуре, а на дату его выписки электронная форма ещё не требовалась.
- Дата совершения оборота (строка 3) заполняется обязательно и определяется по нормам Налогового кодекса о дате оборота по реализации.
Одно уточнение. Правила ссылаются на статьи Налогового кодекса по нумерации редакции, которая действовала, когда их утверждали (в частности, на статьи 379 и 412). В НК РК, действующем с 2026 года, нумерация статей изменилась. Как прежние ссылки соотносятся с новыми статьями, в Правилах не указано, поэтому номера статей НК 2026 года по дате оборота и порядку выписки ЭСФ проверьте по актуальному тексту Кодекса на adilet.zan.kz.
Как выписать дополнительный ЭСФ на уменьшение в 1С
Названия пунктов меню отличаются в разных конфигурациях и релизах 1С, но порядок действий примерно одинаковый.
- Отразите в учете основание для уменьшения. Сначала оформите в 1С документ, из-за которого меняется сумма: возврат товара, корректировку реализации, документ о снижении цены или скидке. Без него дополнительный ЭСФ не будет связан с данными учета.
- Откройте раздел работы с ЭСФ и найдите основной ЭСФ, к которому нужна корректировка. Проверьте, что он зарегистрирован в ИС ЭСФ и у него есть регистрационный номер.
- Создайте новый документ с видом «Дополнительный» на основании исходного ЭСФ. Тогда ссылка на основной счет-фактуру заполнится автоматически.
- Укажите изменённые данные. В табличной части по товарам, работам, услугам отразите корректировку: новую цену или количество. Суммы оборота и НДС по уменьшаемым позициям получатся с отрицательным значением, то есть со знаком минус. Проверьте, что 1С правильно заполнила эти суммы.
- Проверьте реквизиты. Номер учетной системы, данные получателя, договор, дата совершения оборота должны соответствовать основанию корректировки. Если основной счет-фактура был бумажным, заполните дату выписки на бумажном носителе.
- Укажите причину корректировки в дополнительных сведениях, если этого требует форма или учетная политика.
- Подпишите ЭЦП и отправьте документ в ИС ЭСФ. После этого проверьте его статус. Пока документ не зарегистрирован, корректировка считается неоформленной.
На что обратить внимание
- Одна корректировка — один документ. Если сумма менялась несколько раз, на каждое изменение оформляйте отдельный дополнительный ЭСФ к основному.
- Сверьте суммы с контрагентом. Поставщик уменьшает обязательство по НДС, получатель — сумму НДС к зачету. Если данные сторон расходятся, ИС ЭСФ и налоговый орган это увидят.
- Сроки. Сроки выписки ЭСФ, в том числе дополнительных, установлены Налоговым кодексом. Проверяйте их по действующей редакции НК РК 2026 года, а не по памяти или старым методичкам.
- Отражение в декларации. Уменьшение оборота нужно показать в отчетности по НДС того периода, который предусмотрен налоговым законодательством. В учете 1С корректировка должна попасть в книгу продаж.
- Документы-основания. Храните первичные документы, на основании которых уменьшили сумму: допсоглашение, акт возврата, письмо о скидке. Они понадобятся при проверке.
Частые вопросы
Можно ли выписать дополнительный ЭСФ на уменьшение, если основной ЭСФ ещё не зарегистрирован? — Нет. Дополнительный ЭСФ всегда связан с зарегистрированным основным документом. Сначала дождитесь регистрации основного ЭСФ в ИС ЭСФ.
Что лучше при ошибке в сумме: дополнительный ЭСФ или отзыв? — Если условия сделки изменились после поставки, оформляют дополнительный ЭСФ. Если сумму указали неверно с самого начала, бывает правильнее отозвать документ и выписать новый. Решение зависит от характера ошибки и от того, сколько времени прошло.
Какую дату выписки ставить в дополнительном ЭСФ? — Никакую: дату выписки система проставляет автоматически, это текущий день регистрации и отправки. Дата совершения оборота заполняется отдельно, по нормам Налогового кодекса.
Нужно ли заполнять дату выписки на бумажном носителе? — Только если основной счет-фактура был выписан на бумаге в тот период, когда электронная форма для такой операции ещё не требовалась.
Почему 1С не даёт создать дополнительный ЭСФ? — Чаще всего в учете нет документа-основания (возврата или корректировки реализации) или основной ЭСФ не связан с документом реализации. Проверьте цепочку документов и статус основного ЭСФ.