В 2026 году единой «справки НДС» по правилам статей 703 и 446 НК РК нет: статья 703 регулирует справку о доходах нерезидента и удержанных, уплаченных налогах, а статья 446 — справку о расчетах налогового агента с физическим лицом. Поэтому бухгалтеру нужно определить, какой факт и для какого получателя требуется подтвердить, и оформить документ, предусмотренный для соответствующей ситуации.
Что может означать справка НДС
Формулировка «справка НДС» сама по себе не определяет вид документа. Контрагент, банк, аудитор или внутреннее подразделение компании могут подразумевать подтверждение регистрационных сведений, данные налоговой отчетности, сведения о расчетах с бюджетом либо письмо организации. Эти документы имеют разное назначение и не заменяют друг друга.
Отдельные справки, прямо предусмотренные НК РК, оформляются для иных целей. Нерезидент или налоговый агент вправе получить в налоговом органе справку о суммах доходов нерезидента из источников в Республике Казахстан и удержанных, уплаченных налогов, если налог подлежит уплате в бюджет Казахстана и не подлежит возврату в установленных Кодексом случаях (ст. 703 НК РК). Такая справка не является универсальным подтверждением статуса плательщика НДС.
Кроме того, налоговый агент обязан по требованию физического лица выдать справку о расчетах с ним, если в течение календарного года этому лицу начислялся или выплачивался доход, облагаемый у источника выплаты (ст. 446 НК РК). Ее содержание связано с доходом физического лица, налоговыми вычетами и индивидуальным подоходным налогом.
До подготовки ответа следует запросить у получателя:
- полное название требуемого документа;
- цель его представления;
- период или дату, за которую нужны сведения;
- требуемую форму — документ налогового органа, письмо организации или копию налоговой отчетности;
- перечень обязательных реквизитов;
- допустимый способ представления документа.
Если запрос поступил в свободной форме, бухгалтер может попросить получателя привести точное наименование документа, сослаться на условие договора или нормативное требование. Это позволит определить состав сведений и не раскрывать лишнюю налоговую или коммерческую информацию.
Не стоит автоматически составлять письмо с формулировкой о том, что организация «является плательщиком НДС». Сначала следует установить, какой факт требуется подтвердить, на какую дату и кому предназначен документ. Сведения в письме должны соответствовать регистрационным и учетным данным организации.
Когда нужен реестр остатка товаров
Статьи 703 и 446 НК РК не регулируют составление реестра остатка товаров и не позволяют считать его справкой НДС. Если в запросе получателя указан именно реестр, его нельзя подменять справкой о доходах нерезидента или справкой о расчетах с физическим лицом.
Бухгалтеру следует исходить из точного названия процедуры и документа. Запрос о регистрационном статусе по НДС, запрос о доходах нерезидента и запрос физического лица к налоговому агенту относятся к разным ситуациям. Для каждой из них состав сведений и порядок оформления определяются отдельно.
Справку по статье 703 НК РК вправе получить как нерезидент, так и налоговый агент — в части начисленных и (или) выплаченных этим налоговым агентом доходов нерезиденту и удержанных либо уплаченных налогов с такого дохода. Налоговому агенту для этого не требуется доверенность от нерезидента (ст. 703 НК РК).
Для получения такой справки нерезидент или налоговый агент представляет налоговое заявление. По доходам юридического лица-нерезидента, работающего в Казахстане без образования постоянного учреждения, заявление подается в налоговый орган по месту нахождения налогового агента. Постоянное учреждение нерезидента обращается по месту своего нахождения (ст. 703 НК РК).
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, самостоятельно уплачивающие налоги с доходов из источников в Казахстане, подают заявление по месту пребывания или жительства в Республике Казахстан. По иным доходам иностранного гражданина или лица без гражданства заявление подается по месту нахождения налогового агента (ст. 703 НК РК).
Налоговый орган выдает справку не позднее десяти календарных дней с наиболее поздней из двух дат: даты подачи налогового заявления или даты представления соответствующей налоговой отчетности, в которой отражены начисленные нерезиденту доходы и налоги к уплате (ст. 703 НК РК).
В выдаче справки откажут, если данные заявления не соответствуют сведениям налоговой отчетности, налог не уплачен либо на дату заявления имеется налоговая задолженность по перечислению налога с доходов нерезидента (ст. 703 НК РК). Поэтому до обращения необходимо сопоставить заявление, отчетность и данные об уплате налога.
Что проверить бухгалтеру перед подготовкой документа
Сначала определите адресата и содержание запроса. Если документ нужен нерезиденту в отношении полученных в Казахстане доходов и удержанных, уплаченных налогов, применяется порядок статьи 703 НК РК. Если за справкой обратилось физическое лицо, которому налоговый агент начислял или выплачивал облагаемый у источника доход, применяется статья 446 НК РК.
По требованию физического лица налоговый агент обязан выдать справку о расчетах в течение пяти календарных дней после даты обращения (ст. 446 НК РК). Отсчет срока связан именно с обращением физического лица, поэтому дату получения требования следует зафиксировать.
Справка о расчетах с физическим лицом должна содержать суммы дохода, облагаемого у источника выплаты, и суммы уменьшения такого дохода. В ней также отражаются примененные налоговые вычеты: обязательные пенсионные взносы, взносы на обязательное социальное медицинское страхование, социальные отчисления, удерживаемые с доходов по договорам гражданско-правового характера, базовый налоговый вычет и социальные налоговые вычеты (ст. 446 НК РК).
Кроме того, в справке указываются облагаемый доход физического лица, исчисленный индивидуальный подоходный налог и выплаченный доход (ст. 446 НК РК). Перед выдачей документа эти показатели следует сопоставить с данными расчетов налогового агента за соответствующий календарный год.
Практический алгоритм работы может выглядеть так:
- Получить точную формулировку запроса и определить адресата документа.
- Установить, какой факт, период или дата должны быть подтверждены.
- Определить, предусмотрена ли для этой ситуации справка по статье 703 или статье 446 НК РК.
- Сопоставить сведения заявления или обращения с налоговой отчетностью и учетными данными.
- Проверить уплату налога и отсутствие задолженности, если оформляется справка для нерезидента.
- Проверить состав обязательных показателей и соблюсти установленный срок.
Если получателю нужны сведения именно о регистрации по НДС, справка о доходах нерезидента и справка о расчетах с физическим лицом для этой цели не подходят. В таком случае в запросе следует зафиксировать точное наименование требуемого подтверждения, дату, за которую нужны сведения, и перечень реквизитов.
Частые вопросы
Справка НДС и реестр остатка товаров — это один документ? — Нет оснований объединять их в один документ. Статьи 703 и 446 НК РК предусматривают справки с иным содержанием: о доходах нерезидента и налогах либо о расчетах налогового агента с физическим лицом.
На какую дату составляют реестр? — Порядок и дата составления реестра остатка товаров статьями 703 и 446 НК РК не установлены. Для ответа на такой запрос необходимо исходить из конкретной процедуры, указанной получателем документа.
Кто может получить справку о доходах нерезидента? — Нерезидент либо налоговый агент в отношении начисленных и (или) выплаченных им доходов нерезиденту и удержанных, уплаченных налогов. Налоговому агенту доверенность для этого не требуется (ст. 703 НК РК).
В какой срок налоговый орган выдает справку нерезиденту? — Не позднее десяти календарных дней с наиболее поздней даты: подачи налогового заявления или представления соответствующей налоговой отчетности (ст. 703 НК РК).
В какой срок работнику или другому физическому лицу выдают справку о расчетах? — Налоговый агент обязан выдать ее в течение пяти календарных дней после даты обращения физического лица (ст. 446 НК РК).
Нужно ли отражать в справке физического лица налоговые вычеты? — Да. В справке указываются примененные обязательные пенсионные взносы, взносы на ОСМС, предусмотренные статьей социальные отчисления, базовый и социальные налоговые вычеты, а также облагаемый доход, ИПН и выплаченный доход (ст. 446 НК РК).
Можно ли подготовить справку в произвольной форме? — Произвольное письмо можно составлять только с учетом цели запроса, но оно не заменяет справки, порядок и содержание которых установлены статьями 703 и 446 НК РК.
Источники
Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 703 «Справка о суммах полученных доходов из источников в Республике Казахстан и удержанных, уплаченных налогов».
Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 446 «Порядок выдачи налоговым агентом справки о расчетах с физическим лицом».