Лишить работника премии (по-казахски «сыйақыдан айыру») законно, если премия — стимулирующая выплата, а не гарантированная часть зарплаты, и если основания для лишения заранее прописаны в локальных документах работодателя. Также нужно, чтобы решение было оформлено документально и обосновано. Если премия по условиям договора входит в обязательную часть оплаты труда или основания для лишения нигде не закреплены, работник может оспорить решение. Ниже разбираем, как бухгалтеру и кадровой службе в Казахстане проверить законность лишения премии и правильно её оформить.
Что считается лишением премии и когда это законно
Премия, она же вознаграждение, бывает двух видов, и от этого зависит ответ на вопрос о законности:
- Гарантированная премия. Она закреплена в трудовом договоре как обязательная часть заработной платы, у неё фиксированный размер и нет условий для начисления. Отказ её выплачивать фактически означает невыплату зарплаты.
- Стимулирующая премия. Она начисляется при выполнении показателей: плана, KPI, отсутствия нарушений, качества работы. Если показатели не выполнены, права на выплату не возникает, и работодатель может её не начислять.
Лишение премии законно, когда одновременно соблюдены условия:
- Система премирования закреплена в трудовом или коллективном договоре либо в положении об оплате труда и премировании.
- В этом документе перечислены конкретные основания для полного или частичного лишения премии.
- Работник ознакомлен с документом.
- Основание действительно наступило и подтверждено документами.
- Решение оформлено приказом или распоряжением уполномоченного лица.
Лишение премии — не дисциплинарное взыскание
Эту ошибку работодатели допускают чаще всего. В Трудовом кодексе РК перечень дисциплинарных взысканий закрытый, и лишения премии в нём нет. Поэтому приказ вида «объявить выговор и в качестве взыскания лишить премии» юридически уязвим.
Правильно разделять два решения:
- дисциплинарное взыскание оформляется по процедуре, установленной Трудовым кодексом: с затребованием объяснения и соблюдением сроков;
- решение о премии принимается по положению о премировании. Например, если в положении сказано, что премия не начисляется при наличии действующего дисциплинарного взыскания, то её не начисляют на этом основании, а не «в наказание».
Когда основание связано с дисциплинарным проступком, законность лишения премии во многом зависит от того, правильно ли наложено само взыскание. Если суд или инспекция отменят взыскание, отпадёт и основание для лишения премии.
Кого это касается и какие документы нужны
Тема касается всех работодателей, у которых есть переменная часть оплаты труда: ТОО, АО, ИП с наёмными работниками, госучреждений с собственными положениями о премировании. Для бухгалтера важно, чтобы у каждого начисления или неначисления премии была документальная основа.
Минимальный пакет документов:
- положение об оплате труда и премировании или соответствующий раздел коллективного договора;
- трудовой договор с указанием, что премия выплачивается в порядке и на условиях положения;
- лист ознакомления работника с положением;
- документы, подтверждающие основание: служебная записка, акт, отчёт о невыполнении плана, приказ о взыскании;
- приказ о премировании, в котором указано, кому и в каком размере начислена премия, кому она снижена или не начислена и почему.
Что делать бухгалтеру: порядок действий
- Проверьте вид премии. Если в трудовом договоре сумма закреплена без условий, не исключайте её из начислений без изменения договора.
- Сверьте основание с положением. Причина в приказе должна дословно соответствовать одному из оснований, перечисленных в положении. Формулировки вроде «за низкую эффективность» без критериев легко оспорить.
- Убедитесь в соразмерности. Если положение допускает частичное снижение премии, укажите в приказе процент или сумму и обоснование.
- Не путайте неначисление и удержание. Лишение премии — это отказ её начислить. Удерживать из зарплаты уже выплаченную премию можно только в случаях и порядке, которые прямо предусмотрены законодательством.
- Проверьте налоговые последствия. Если премия не начислена, дохода у работника нет, а значит нет и удержаний и взносов с этой суммы. Если премию начислили в одном периоде и отменили позже, сделайте корректировку и проверьте, нужно ли уточнять отчётность за прошлый период.
- Сохраните документы. При трудовом споре или проверке инспекции труда работодатель должен показать, что решение обосновано.
Сроки и риски при оспаривании
Работник, не согласный с лишением премии, может обратиться в согласительную комиссию (если она создана у работодателя), в инспекцию труда или в суд. Сроки обращения и порядок досудебного урегулирования установлены Трудовым кодексом РК. Перед спором проверьте их по актуальной редакции кодекса.
Чаще всего работодатели проигрывают споры по таким причинам:
- премия по сути была гарантированной;
- основания лишения не закреплены или работник с ними не ознакомлен;
- лишение премии оформлено как дисциплинарное взыскание;
- нет документов, подтверждающих нарушение или невыполнение показателей;
- решение о лишении премии принято задним числом, после её начисления.
Если спор выигрывает работник, работодателю, как правило, придётся выплатить премию, а также пересчитать налоги и взносы с неё.
Частые вопросы
Можно ли лишить премии без приказа? — Нет, это рискованно. Решение о неначислении или снижении премии нужно оформить приказом со ссылкой на конкретное основание из положения о премировании.
Можно ли лишить премии за опоздание, если выговор не объявлялся? — Можно, если положение о премировании прямо называет такое нарушение основанием для неначисления премии и факт опоздания подтверждён документально. Объявлять выговор для этого не обязательно.
Законно ли лишать премии работника на испытательном сроке? — Законно, если положение не делает для него исключений и основание наступило. Особый порядок допустим, только если он закреплён в локальных документах.
Можно ли удержать уже выплаченную премию? — Удерживать из зарплаты можно только в случаях, прямо предусмотренных законодательством. Поэтому вопрос о премии лучше решать до её начисления, а не после выплаты.
Нужно ли согласие работника на лишение премии? — Согласие не требуется, если основания предусмотрены положением, с которым работник ознакомлен. Чтобы изменить условия гарантированной премии в трудовом договоре, нужно соглашение сторон.