В 2026 году работник-студент отражается в табеле так же, как любой другой сотрудник: в рабочие дни указывают фактически отработанные часы, а дни учебного отпуска — отдельным условным обозначением согласно принятому в организации порядку. Неполное рабочее время отражают фактическими часами по графику. Отдельной строки или особой формы табеля «для студентов» не требуется. Каждое отсутствие должно соответствовать оформленным кадровым документам и основанию, предусмотренному Трудовым кодексом РК. Иначе данные табеля могут не совпасть с начислением зарплаты.
Что учитывает табель и почему студенты требуют внимания
Табель учёта рабочего времени фиксирует фактически отработанное время и причины отсутствия сотрудника. Его данные используют при начислении зарплаты и оформлении периодов отсутствия. Работодатель обязан вести учёт рабочего времени, фактически отработанного работником, в соответствии с Трудовым кодексом РК.
У работающего студента в течение года чаще всего встречаются:
- обычные рабочие дни по графику — полные или при режиме неполного рабочего времени;
- дни учебного отпуска на период обучения, экзаменов или иных мероприятий учебного заведения;
- отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный по соглашению сторон трудового договора;
- ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск. Право работника на такой отпуск и порядок его предоставления определяются Трудовым кодексом РК. Учебный и ежегодный трудовой отпуска оформляют и отражают в табеле раздельно.
Частая ошибка — дни сессии отмечают как ежегодный отпуск или как неявку без установленного основания, потому что документы от работника не поступили вовремя. После оформления отсутствия приходится корректировать табель и при необходимости пересчитывать зарплату.
Как отразить разные ситуации в табеле
Неполное рабочее время. Если студенту установлены неполный рабочий день или неполная рабочая неделя, в табеле указывают фактически отработанные часы по его графику, а не продолжительность полного рабочего дня. Условие о неполном рабочем времени оформляют соглашением между работником и работодателем в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РК. Табель отражает установленный режим и фактическое время работы.
Учебный отпуск. Работникам, обучающимся в организациях образования, учебный отпуск предоставляется для подготовки и сдачи зачётов и экзаменов, выполнения лабораторных работ, подготовки и защиты дипломной работы либо проекта, а также для прохождения программ подготовки военно-обученного резерва. Оплата учебного отпуска определяется соглашениями, коллективным или трудовым договором, договором обучения (Трудовой кодекс РК). В табеле дни учебного отпуска отмечают обозначением, принятым организацией, отдельно от ежегодного трудового отпуска.
Отпуск без сохранения заработной платы. Такой отпуск предоставляют по соглашению сторон трудового договора на основании заявления работника; его продолжительность определяется соглашением сторон (Трудовой кодекс РК). В табеле его отмечают отдельным кодом, установленным внутренним порядком организации.
Отлучки в течение дня — например, для зачёта или консультации — отражают по факту. Если работодатель согласовал более ранний уход, в табеле указывают фактически отработанные часы. Основание отсутствия и условия оплаты следует оформить документально с учётом установленного работнику режима работы и требований Трудового кодекса РК.
Выходные и праздничные дни внутри периода отсутствия. При заполнении табеля учитывайте установленный работнику график и вид оформленного отпуска. Порядок применения условных обозначений закрепите во внутреннем документе и применяйте одинаково ко всем сотрудникам.
Какие обозначения использовать
Отдельные коды «для студентов» не нужны. Достаточно, чтобы в используемой организацией форме табеля были условные обозначения для таких случаев:
- явка и фактически отработанное время;
- ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск;
- учебный отпуск с сохранением заработной платы;
- учебный отпуск без сохранения заработной платы;
- отпуск без сохранения заработной платы по заявлению работника;
- выходные и праздничные дни.
Перечень кодов и порядок их применения стоит закрепить во внутреннем документе организации, например в положении о табельном учёте или приказе. Тогда кадровая служба и бухгалтерия будут одинаково отражать рабочее время и периоды отсутствия.
Если учёт ведётся в программе, проверьте, что учебный и ежегодный трудовой отпуска заведены как разные виды отсутствия. Это позволит корректно сопоставить табель с кадровыми документами и начислением зарплаты.
Какие документы нужны для каждой отметки
Отметка в табеле должна соответствовать документу, которым оформлено рабочее время или отсутствие. Для работника-студента обычно используют:
- Справку-вызов или иной документ организации образования с датами сессии, экзаменов или аттестации.
- Заявление работника о предоставлении учебного отпуска либо отпуска без сохранения заработной платы.
- Акт работодателя о предоставлении отпуска с указанием его вида и дат.
- Подтверждение организации образования об участии студента в сессии, если представление такого документа предусмотрено внутренним порядком или условиями договора.
- Трудовой договор или дополнительное соглашение с условием о неполном рабочем времени, если такой режим установлен.
Учебный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы оформляют на основании заявления работника и соответствующего акта работодателя в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РК. Чтобы табель был заполнен своевременно, установите внутренний порядок передачи документов и ознакомьте с ним работников, совмещающих работу с обучением.
Что сделать бухгалтеру: короткий чек-лист
- Составьте список сотрудников, которые совмещают работу с учёбой, и запросите у них планируемые периоды сессий.
- Проверьте условия предоставления и оплаты учебного отпуска в коллективном и трудовом договорах, договоре обучения.
- Убедитесь, что в форме табеля предусмотрено отдельное обозначение для учебного отпуска.
- Перед закрытием месяца сверьте табель с актами работодателя о предоставлении отпусков.
- При неполном рабочем времени проверьте соответствие часов в табеле графику и фактически отработанному времени.
- При обнаружении расхождений исправьте табель и согласуйте корректировку с кадровой службой до расчёта зарплаты.
Частые вопросы
Нужно ли вести для студентов отдельный табель? — Нет. Работник-студент отражается в общем табеле подразделения наравне с другими сотрудниками. Отличаться могут обозначение учебного отпуска и количество фактически отработанных часов при неполном рабочем времени.
Можно ли отметить дни сессии как ежегодный отпуск? — Да, когда работнику предоставлен именно ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск и это оформлено актом работодателя. Если оформлен учебный отпуск, в табеле следует указать учебный отпуск: основания и порядок предоставления этих отпусков различаются по Трудовому кодексу РК.
Что ставить в табеле, если студент не принёс справку-вызов? — Отражайте фактически отработанное время либо отсутствие на основании документов, которыми оно оформлено. Нельзя автоматически заменять учебный отпуск отпуском без сохранения заработной платы: последний предоставляется по заявлению работника и соглашению сторон трудового договора (Трудовой кодекс РК).
Оплачивается ли учебный отпуск? — Оплата учебного отпуска определяется соглашениями, коллективным или трудовым договором, договором обучения (Трудовой кодекс РК). В табеле используйте обозначение, соответствующее оформленному виду учебного отпуска.
Влияет ли учебный отпуск на право на ежегодный отпуск? — Учебный и ежегодный оплачиваемый трудовой отпуска являются разными видами отпусков и оформляются отдельно в соответствии с Трудовым кодексом РК. Поэтому в табеле и учётной программе их нельзя объединять или заменять один другим без соответствующего заявления работника и акта работодателя.