В 2026 году задолженность в 1С проверяют по счетам расчётов, контрагентам, договорам и документам-регистраторам: итоговое сальдо должно расшифровываться до документов, которыми отражены начисление и погашение. Для налоговой задолженности такая сверка особенно важна, поскольку при её непогашении взыскание может быть обращено на деньги на банковских счетах налогоплательщика, а затем — на деньги на банковских счетах его дебиторов в предусмотренных НК РК случаях (ст. 185, 186 НК РК).
Какие задолженности показывает 1С
В 1С задолженность возникает, когда начисление, реализация, поступление, оплата или зачёт отражены в разные даты либо на разных аналитических разрезах. Например, реализация уже проведена, но оплата покупателя ещё не зарегистрирована. В другом случае деньги перечислены поставщику авансом, однако поступление товаров или услуг пока не отражено.
Для бухгалтера важно различать несколько групп расчётов:
- дебиторскую задолженность покупателей и других должников;
- кредиторскую задолженность перед поставщиками и прочими кредиторами;
- выданные и полученные авансы;
- задолженность по налогам и другим обязательным платежам;
- обязательства по заработной плате, пенсионным взносам и социальным платежам;
- внутренние расчёты между подразделениями или связанными сторонами, если такие расчёты предусмотрены учётом организации.
Сумма в отчёте сама по себе не всегда означает просрочку. Она может представлять текущее обязательство, аванс, документ в обработке или техническое расхождение аналитики. Поэтому сначала устанавливают состав задолженности и документы, на основании которых она отражена, а затем проверяют срок её погашения.
Как проверить задолженность и расшифровать сумму
Начинать удобно с оборотно-сальдовой ведомости по нужному счёту. Отчёт формируют за проверяемый период и включают доступную аналитику: контрагента, договор, документ расчётов, подразделение или другой предусмотренный разрез. Названия команд и расположение отчётов могут различаться в зависимости от конфигурации и релиза 1С.
Практический порядок проверки:
- Определите вид задолженности и соответствующий счёт расчётов.
- Сверьте начальное сальдо с закрытием предыдущего периода.
- Расшифруйте обороты до документов, которыми отражены начисление и оплата.
- Проверьте даты, суммы, организацию, контрагента, договор и вид операции.
- Убедитесь, что платёж отнесён на тот же объект аналитики, что и начисление.
- Сопоставьте итог с актом сверки, банковской выпиской, первичными документами или сведениями информационной системы государственного органа — в зависимости от вида долга.
Акт сверки и документы, подтверждающие взаиморасчёты, имеют практическое значение и для налоговых процедур. При взыскании налоговой задолженности со счетов дебитора налоговый орган направляет ему уведомление о подтверждении дебиторской задолженности. Дебитор представляет совместно составленный акт сверки и (или), если составить его невозможно, документы, подтверждающие взаиморасчёты (ст. 186 НК РК).
Если отчёт показывает одновременно дебетовое и кредитовое сальдо по одному контрагенту, причиной может быть разная аналитика: например, документы отнесены на разные договоры или объекты расчётов. Автоматически сворачивать такие суммы нельзя, пока бухгалтер не установит экономическое основание и не проверит документы по каждой сумме.
Почему появляются неверные остатки
Одна из частых причин — оплата и начисление записаны с разными реквизитами. Даже при совпадении контрагента сумма может не закрыться, если выбран другой договор, документ расчётов, вид операции или организация. Исправлять проблему ручной проводкой без анализа рискованно: отчёт может стать внешне правильным, но связь с первичными документами останется нарушенной.
Также следует проверить:
- не введён ли один документ дважды;
- не пропущена ли банковская операция;
- правильно ли определены аванс и погашение задолженности;
- проведены ли документы и не изменялись ли они задним числом;
- выполнены ли предусмотренные конфигурацией регламентные операции;
- совпадают ли период отчёта и дата хозяйственной операции;
- не осталось ли сальдо после переноса данных или изменения настроек учёта.
После исправления документ следует перепровести в допустимом для организации порядке, а отчёт — сформировать заново. Если период уже закрыт, изменение прошлых документов нужно согласовать с ответственным бухгалтером и оценить его влияние на отчётность, налоговые расчёты и последующие периоды.
Налоги и социальные платежи: отдельная проверка
Задолженность по налогам, пенсионным взносам и социальным платежам требует проверки не только бухгалтерского счёта. Необходимо сопоставить начисление, документ расчёта, ведомость на перечисление, платёжное поручение и фактическое списание денег банком. Для каждого обязательства отдельно проверяют период, назначение платежа и реквизиты получателя.
По налоговой задолженности следует учитывать, что при её непогашении в сумме, превышающей установленный предельный размер, налоговый орган взыскивает деньги с банковских счетов налогоплательщика в принудительном порядке. Инкассовое распоряжение выставляется на банковские счета налогоплательщика, кроме счетов, на которые по Гражданскому кодексу РК нельзя обращать взыскание, и отзывается после полного погашения задолженности (ст. 185 НК РК).
Если взыскание за счёт денег на банковских счетах налогоплательщика не привело к погашению налоговой задолженности, взыскание в предусмотренном порядке может быть обращено на деньги на банковских счетах его дебиторов. Сумма ограничивается подтверждённой дебиторской задолженностью; подтверждением служат акт сверки, акт налоговой проверки или вступившее в законную силу решение суда (ст. 186 НК РК).
Если при создании платёжного поручения по социальным отчислениям появляется сообщение о том, что данные для записи в табличную часть не обнаружены, следует проверить настройки учётной политики индивидуального предпринимателя и наличие записей в документе расчёта налогов, взносов и отчислений. Также проверяют вид операции в ведомости на перечисление. Когда записи сформированы в регистрах, но не попадают в ведомость и платёжный документ, необходима техническая диагностика настроек, документов и регистров базы.
Платёж, произведённый другой организацией по договору поручения, отражают с учётом фактического плательщика и документального основания операции. В документе проверяют контрагента, сумму, дату и счета учёта. Простое списание задолженности без отражения расчётов между сторонами может исказить состояние взаиморасчётов.
Перед обращением к специалисту полезно сохранить текст ошибки, дату её появления, название документа и последовательность действий. Стоимость обновления, технического анализа, настройки обмена или доработки отчёта зависит от характера задачи и условий сопровождения.
Частые вопросы
Как посмотреть, кто должен организации? — Сформируйте отчёт по счетам расчётов с покупателями и расшифруйте дебетовое сальдо по контрагентам, договорам и документам. Затем сопоставьте суммы с реализациями, оплатами, первичными документами и актами сверки.
Почему оплата есть, а задолженность в 1С не закрылась? — Обычно начисление и платёж отражены на разных объектах аналитики либо выбран неверный вид операции. Сравните организацию, контрагента, договор, документ расчётов, сумму и дату в обоих документах.
Можно ли исправить долг ручной операцией? — Только после установления причины и подтверждения основания. Ручная проводка может скрыть ошибку в документах и нарушить корректную расшифровку расчётов.
Что делать, если долг возник после переноса базы? — Сравните начальные остатки с исходной системой, проверьте аналитику и документы ввода остатков. При массовых расхождениях последовательно сопоставьте остатки по счетам, контрагентам, договорам и документам расчётов, после чего проведите технический анализ переноса.
Как проверить задолженность перед бюджетом? — Сопоставьте начисления и оплаты в 1С со сведениями информационной системы налогового органа по конкретному обязательству. Проверяйте каждый налог или платёж отдельно по периоду, назначению и реквизитам, а банковское списание подтверждайте выпиской.
Источники
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 185 «Взыскание налоговой задолженности за счёт денег, находящихся на банковских счетах налогоплательщика (налогового агента)».
- Налоговый кодекс Республики Казахстан, статья 186 «Взыскание налоговой задолженности налогоплательщика (налогового агента) со счетов его дебиторов».